قسمت اول
نکات برنامه ریزی ایونت مجازی روش هایی هستند که به تیم ها در میزبانی رویدادهای آنلاین کمک می کنند. به عنوان مثال: نکاتی شامل انتخاب پلت فرم مناسب و اطمینان از امنیت داده ها می شود. هدف از این استراتژی ها ساده سازی فرآیند برنامه ریزی و میزبانی ایونت سرگرم کننده است. این استراتژی‌ها به‌عنوان «نکات برنامه ریزی رویداد مجازی» و «استراتژی‌هایی برای رویدادهای آنلاین» نیز شناخته می‌شوند.
در مقاله ی سایت تهران سارنگ به بررسی لیست بهترین نکات و استراژی برنامه ریزی ایونت یا رویداد مجازی می پردازیم:
- نکات برنامه ریزی ایونت مجازی
- تاکتیک های ایونت مجازی
- استراتژی برای رویداد آنلاین
- نکات هماهنگی رویداد آنلاین
- ایده های رویداد مجازی جذاب
- ایده های مدیریت ایونت دیجیتال
لیست نکات برنامه ریزی رویداد مجازی
از تعیین اهداف خود تا پیگیری با شرکت کنندگان، در اینجا لیستی از تکنیک های درجه یک ما برای کمک به میزبانی رویدادهای آنلاین سرگرم کننده وجود دارد.
۱- اهداف را تعریف کنید
تعیین اهداف یک گام مهم در برنامه ریزی یک رویداد مجازی موفق است. هنگام برنامه ریزی این فعالیت، سعی کنید اهداف SMART را تعیین کنید. SMART مخفف عبارت (خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و محدود به زمان) است. این اهداف می توانند هر مرحله از ایجاد و اجرای رویداد شما را راهنمایی کنند. به عنوان مثال، در نظر بگیرید که آیا تمرکز شما بر افزایش فروش یا تیم سازی است. تعیین زودهنگام اهداف می تواند به شما در شکل دادن به محتوای رویدادتان کمک کند. علاوه بر این، این اهداف می توانند به شما در انتخاب پلت فرم آنلاین مناسب و سنجش موفقیت رویدادتان کمک کنند.
۲- Platform را انتخاب کنید
برای میزبانی موفقیت آمیز یک رویداد مجازی، انتخاب بستر مناسب بسیار مهم است. پلتفرم شما باید قابل اعتماد باشد، رابط های کاربرپسند داشته باشد و ویژگی های ضروری را ارائه دهد. ویژگی‌های مفید ممکن است شامل اتاق‌های گفتگو، پرسش و پاسخ، و توانایی‌های ضبط باشد. برخی از گزینه های محبوب عبارتند از Zoom، Microsoft Teams و گزینه های webinar-specific مانند GoToWebinar در نهایت، انتخاب شما باید با مقیاس رویداد و ظرفیت های فنی تیم شما مطابقت داشته باشد.
۳- از امنیت داده ها اطمینان حاصل کنید
امنیت داده ها از شرکت شما و مهمانان شما محافظت می کند. ایده های خوب مدیریت رویداد دیجیتال شامل در نظر گرفتن اقدامات ایمنی مهم است.
برای ایمن نگه داشتن داده ها در طول برنامه ریزی رویداد مجازی:
- از رمزگذاری قوی برای اطلاعات حساس استفاده کنید.
- از رمزهای عبور امن و احراز هویت دو مرحله ای استفاده کنید.
- برای جلوگیری از آسیب پذیری، نرم افزار را به طور مرتب به روزرسانی کنید.
- دسترسی به داده های محرمانه را برای اعضای مجاز تیم محدود کنید.
این مرحله امنیت داده ها، ایجاد اعتماد و اعتبار در عملیات تیم شما را تضمین می کند.
۴- یک تیم بسازید
هنگام برنامه ریزی یک رویداد مجازی، ایجاد یک تیم قوی ضروری است. استعدادها و مهارت های متنوع تضمین می کند که رویداد شما به آرامی برگزار می شود. برای این مرحله، تیم خود را به گروه هایی با نقش های تعریف شده تقسیم کنید. کارمندان می توانند وظایفی از راه اندازی فنی گرفته تا تولید محتوا و جذب مخاطب را انجام دهند. ارتباط منظم و به روز رسانی پیشرفت، کلید موفقیت است. تیم هایی که به خوبی با هم کار می کنند و مهارت های فنی دارند، زمان بسیار خوبی برای برنامه ریزی این مهمانی ها خواهند داشت.
۵- یک بودجه ایجاد کنید
داشتن بودجه یکی از ضروری ترین نکات برنامه ریزی رویداد مجازی است. برای ایجاد بودجه برای یک رویداد مجازی، با فهرست کردن تمام هزینه‌های ممکن شروع کنید. به عنوان مثال می توان به هزینه های پلت فرم، هزینه های صوتی و تصویری، هدیه تبلیغاتی و تدارکات اشاره کرد. سپس، کل هزینه را برای هر مورد تخمین بزنید. حتما یک صندوق اضطراری برای هزینه های غیرمنتظره ای که ممکن است پیش بیاید داشته باشید. برای ماندن در محدوده هزینه، به طور منظم بودجه را بررسی کنید. بودجه سنجیده برای موفقیت هر رویداد مجازی بسیار مهم است.
۶- حامیان مالی جمع آوری کنید
برای رونق بخشیدن به رویداد، سعی کنید حامیانی را پیدا کنید که می خواهند با شما همکاری کنند. این مرحله به تامین مالی کمک می کند و بینندگان را از طریق شبکه حامیان مالی بهبود می بخشد. مطمئن شوید که با دقت حامیانی را انتخاب کنید که با موضوع یا هدف شما همسو هستند. در عوض، به حامیان مالی مزایایی مانند تبلیغ محصول خود در طول رویداد ارائه دهید. قبل از نزدیک شدن به شرکت های دیگر، پیشنهادی ارائه دهید که ساختار رویداد را مشخص کند.
۷- برنامه ریزی فعالیت ها
هدف یک رویداد مجازی، تفریح است. پس حتماً برای فعالیت های سرگرم کننده برنامه ریزی کنید! تمرینات باید تعاملی و جذاب باشد تا شرکت کنندگان در طول رویداد علاقه مند شوند. مثال‌ها شامل آزمون‌ها، نظرسنجی‌ها یا بازی‌هایی است که به شرکت‌کنندگان اجازه مشارکت می‌دهد. جلسات برک آوت نیز می تواند یک استراتژی موثر باشد. گروه های تیمی کوچکتر فرصتی برای تعامل و ایده پردازی با هم خواهند داشت. متعادل کردن برنامه با فعالیت های سبک تر می تواند تجربه کلی رویداد را تقویت کند.
۸- سخنرانان را استخدام کنید
سخنرانان بینش و دانش ارزشمندی را با شرکت کنندگان به اشتراک می گذارند. هنگام برنامه ریزی یک رویداد مجازی، انتخاب سخنرانانی ضروری است که بتوانند مخاطبان شما را درگیر و الهام بخشند. این مهمانان باید متخصصان موضوع باشند و مهارت های سخنرانی عمومی قوی داشته باشند. علاوه بر این، میزبانی بیش از یک سخنران را برای ارائه دیدگاه های متعدد در نظر بگیرید. به طور کلی، انتخاب بلندگوی مناسب یکی از جذاب ترین ایده های رویداد مجازی است.
در پایان قسمت اول لیست بهترین نکات و استراتژی برنامه ریزی ایونت یا رویداد مجازی، این مهم را فراموش نکنید که هدیه تبلیغاتی ویژه که در هر رویداد برای شرکت کنندگان در نظر می گیرید بایستی بسیار باارزش و تاثیرگذار باشد. هدیه تبلیغاتی مفید و کارآمد می تواند تا مدت زمان طولانی در ذهن مخاطب ماندگار باشد و خاطره خوشی را از رویداد در ذهن آنها باقی بگذارد.
سایت تهران سارنگ عرضه کننده ی انواع هدیه تبلیغاتی نفیس و لوکس کالاهای وارداتی متنوع و ارزان تر از بازار در ایران است. شما صاحبین مشاغل خرد و کلان با بازدید آنلاین از سایت می توانید هر تعداد از هدایای تبلیغاتی را انتخاب و با حک لیزر آرم و لوگوی برند خود، سفارشی سازی کنید تا در مناسبت های مختلف سال به مخاطبین و مشتریان خود هدیه دهید.
